Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Allgemeines
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschliesslich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.

Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:

Helvetic Trust AG
Datenschutzfachstelle
Uraniastrasse 11
8001 Zürich
E-Mail: datenschutz@h-t-p.ch

Zweckbindung
Wir bearbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur soweit dies für das Bewerbungsverfahren notwendig ist oder wenn wir zur Bearbeitung gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind, sowie für weitere Zwecke, die mit den vorgenannten vereinbar sind.

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. «Bearbeiten» oder «verarbeiten» bedeutet jeder Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern (inkl. Pseudonymisierung und Anonymisierung), Bekanntgeben, Archivieren, Löschen oder Vernichten von Daten. Wir halten uns dabei an das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), die ausführende Verordnung (DSV) sowie an weitere im Einzelfall anwendbare Gesetze zum Datenschutz wie z.B. die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) oder der Datenschutz-Grundverordnung des Vereinigten Königreichs (UK GDPR)). Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.
Nachstehend zeigen wir Ihnen auf, welche Daten wir erheben, wofür wir diese verwenden und wie Ihre diesbezüglichen Rechte aussehen. Wenn Sie uns Daten über Dritte übermitteln, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und dass diese Daten richtig sind. Bitte informieren Sie diese Dritten deshalb über die Bearbeitung ihrer Daten durch uns und übergeben Sie ihnen eine Kopie dieser Datenschutzinformation. Wenn wir Sie auf eine neue Fassung dieser Dokumente hinweisen, übergeben Sie bitte jeweils auch diese neuen Fassungen.
Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird durch unsere Datenschutzfachstelle überwacht.

Grundlagen der Datenbearbeitung
Soweit wir Sie für bestimmte Formen der Bearbeitung um Ihre Einwilligung bitten, informieren wir Sie gesondert über die entsprechenden Zwecke der Bearbeitung. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit durch eine schriftliche Mitteilung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sobald wir die Mitteilung über den Widerruf Ihrer Einwilligung erhalten haben, werden wir Ihre Daten nicht mehr für die Zwecke bearbeiten, denen Sie ursprünglich zugestimmt haben. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung nicht berührt.
Wo wir Sie nicht um eine Einwilligung für eine Bearbeitung ersuchen, stützen wir die Bearbeitung Ihrer Personendaten darauf, dass die Bearbeitung für die Anbahnung oder Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist oder dass wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse daran haben.

Weitergabe der Daten an Dritte
Wir setzen zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs externe in- und ausländische Dienstleister ein (z.B. für die Bereiche IT und Telekommunikation). Diese werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden vertraglich dazu verpflichtet, die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

Rechte
Sie haben nach Massgabe des anwendbaren Datenschutzrechts und bei gegebenen Voraussetzungen folgende Rechte:

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir Ihre Personendaten bearbeiten und falls ja, um welche Daten es sich handelt;
Sie können von uns die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten verlangen;
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit wir nicht aufgrund geltender Gesetze und Vorschriften zur Aufbewahrung Ihrer Daten verpflichtet oder ermächtigt sind;
Sie können verlangen, dass die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten herausgegeben oder in einem gängigen elektronischen Format an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, sofern die Bearbeitung mit Hilfe automatisierter Bearbeitung erfolgt oder Sie in die Bearbeitung eingewilligt haben;
In Fällen, in denen die Datenbearbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenbearbeitung nicht berührt;
Sie haben zudem das Recht, sich mit einer Beschwerde an unsere Datenschutzfachstelle oder an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten nicht einverstanden sind.

Beachten Sie bitte, dass diese Rechte gesetzlichen Voraussetzungen unterstehen und dass Ausnahmen sowie Einschränkungen gelten. Insbesondere müssen wir Ihre Personendaten gegebenenfalls weiterbearbeiten und speichern, um eigene schutzwürdige Interessen zu wahren, wie etwa die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder um gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten. Soweit rechtlich zulässig, insbesondere zum Schutz der Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen sowie zur Wahrung schutzwürdiger Interessen, müssen wir daher ein Betroffenenbegehren auch ganz oder teilweise ablehnen (z.B. indem wir bestimmte Inhalte, die Dritte oder unsere Geschäftsgeheimnisse betreffen, schwärzen). Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, sofern die Identifikation anderweitig nicht möglich ist).

Für Anfragen und die Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich schriftlich oder per E-Mail an die vorgenannte verantwortliche Stelle richten.

Datenlöschung und Aufbewahrungsdauer
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für das Bewerbungsverfahren nötig ist und wir zur Aufbewahrung gesetzlich oder vertraglich verpflichtet sind.
In Einzelfällen kann es erforderlich sein, Personendaten länger aufzubewahren, z.B. wenn Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden bzw. soweit wir anderweitig vertraglich, gesetzlich oder behördlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen (z.B. Dokumentations- und Beweiszwecke) dies erfordern. Sobald Ihre Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr benötigt werden, werden sie im Rahmen unserer üblichen Löschprozesse gelöscht oder anonymisiert.

Datensicherheit
Wir treffen im Rahmen der Bearbeitung von Personendaten angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um unerlaubte Zugriffe und sonstige unbefugte Bearbeitungen zu verhindern. Diese Massnahmen orientieren sich an geltenden Branchenstandards und werden entsprechend regelmässig überprüft und wenn nötig angepasst.
Bitte beachten Sie, dass das Internet ein weltweit offenes Netz ist. Wenn Sie Ihre Daten über das Internet übermitteln, tun Sie dies stets auf eigenes Risiko.

Abschliessende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://www.helvetic-trust.ch/datenschutz/ unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.
Letztmals aktualisiert im Februar 2026.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite
Allgemeines
Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist die Helvetic Trust AG verantwortlich, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der Helvetic Trust AG und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.